Succesfactoren van borgen

Het verankeren van een nieuwe werkwijze als Lean of een nieuw proces ten gevolge van een verbeterproject is voor een groot deel afhankelijk van menselijk gedrag. De borgingsfase is hierdoor misschien wel de moeilijkste fase bij het realiseren van verbeteringen. We geven graag meer inzicht in de belangrijkste succesfactoren om verbeteringen te borgen.

Het invoeren van verbeteringen kan worden gezien als een organisatieverandering, waarbij je kunt worden geconfronteerd met alle elementen die horen bij veranderen, zoals weerstand, verschillende belangen en gebrek aan draagvlak. Om de verbetering te borgen kan daardoor niet worden volstaan met alleen aandacht voor de technische aspecten. Er kan een onderscheid worden gemaakt op 3 dimensies: mensen, organisatorisch en technisch.

Mensen

  • Met mensen wordt bedoeld: de politieke context waarin de verbeteringen worden ingevoerd en de acceptatie van de veranderingen door betrokken medewerkers.Zorg dat de visie en doelstellingen helder zijn en communiceer deze. Hiermee zorg je voor begrip waarom de verbetering wordt ingevoerd. Dit vergroot de acceptatie.
  • Zorg voor openlijke steun en betrokkenheid van het management. Door voorbeeld gedrag te laten zien worden anderen ook gemotiveerd dit gedrag over te nemen.
  • Betrek medewerkers bij het uitwerken van de verbeteringen (fase 1 t/m 4). Betrokkenheid zorgt voor een gevoel van verantwoordelijkheid. Verantwoordelijkheid zorgt voor een sterke intrinsieke motivatie om de verbeteringen te laten slagen.

Organisatorisch

De organisatie rondom de invoering van de verbetering, hoe is de rolverdeling en hoe zijn de verantwoordelijkheden ingericht?

  • Zorg ervoor dat de nieuwe werkmethodes helder zijn vastgelegd en verantwoordelijkheden voor iedereen duidelijk zijn. Dit voorkomt verwarring en maakt het makkelijker om teamleden op hun verantwoordelijkheden aan te spreken.
  • De aanwezigheid van enthousiaste sleutelfiguren of kartrekkers zorgt ervoor dat de verbetering (of de nieuwe werkmethode) blijvend aandacht krijgt, ook wanneer de projectleider klaar is.
  • Zorg voor goede randvoorwaarden voor de uitvoer van het verbeterproject. Het ontbreken van de juiste middelen en bevoegdheden zal zorgen voor een moeizame acceptatie.
  • Zorg ervoor dat de leden van het team bekwaam zijn om de nieuwe werkwijze uit te voeren. Training en goede begeleiding bij de invoer van de nieuwe werkwijze zal helpen de nieuwe werkwijze te accepteren.
  • Wees transparant in het delen van de resultaten van de verbeteringen, deel deze niet alleen met het management, maar met iedereen in de organisatie. Dit versterkt de betrokkenheid.

Technisch

De technische aspecten betreffen de verbetering zelf.

  • Voor een goede borging van de verbetering is het belangrijk deze goed te documenteren en de documentatie centraal beschikbaar te maken. Hiermee kan iedereen over dezelfde informatie beschikken.
  • Zorg voor een gestandaardiseerde werkmethode door werkinstructies op te stellen. Een standaardisering van de werkmethode zorgt ervoor dat het werk voorspelbaarder zal verlopen en problemen eerder zichtbaar worden. De werkinstructies moeten praktisch en eenduidig zijn. Een (te) complexe werkinstructie vergroot de kans op afglijden.
  • Een verandering wordt uitgevoerd met de verwachting dat de prestaties zullen verbeteren. Om dit te controleren is het belangrijk dat de verandering ook met regelmaat geëvalueerd wordt. In deze evaluatiemomenten wordt een controle uitgevoerd of de uitgevoerde verandering voldoet aan de gestelde verwachtingen. Je kunt hierbij gebruik maken van een meetplan. In een meetplan is vastgelegd wat er gemeten moet worden, wanneer dit wordt uitgevoerd en door wie.
  • Wanneer zich een afwijking voordoet, moet duidelijk zijn wat hiermee gedaan moet worden. Het kan een signaal zijn dat de werkmethode verder verbetert moet worden. Een succesvolle manier is bijvoorbeeld de introductie van een verbeterbord.

Meer weten over hoe borgen werkt in de praktijk? Neem gerust contact met ons op.

 

 

 

© Copyright - sociolean.nl